Comment rédiger un cahier des charges : conseils et exemples

Rédiger un cahier des charges est fastidieux mais ca fait gagner du temps !

Rédiger un cahier des charges est un exercice compliqué, et les contraintes formelles peuvent amener les plus récalcitrants de la plume à le bouder. Pourtant il s’agit d’un document qui permet à chacunes des parties prenantes de comprendre vos besoins, ce qui évite les frictions et vous fait gagner du temps et de l’argents.

Pour vous aider voici un plan de rédaction de cahier des charges pour un site web évènementiel.

Format et exigences

Le cahier des charges se doit d’être un modèle de clarté et de précision. Il peut être simplement présenté sous la forme d’un document Word bien structuré, avec des styles de mises en formes clairs (sommaire, titre 1, titre 2, titre 3, etc… ) et des éléments visuels utiles à sa compréhension :  Schémas explicatifs, maquettes, logos, captures d’écrans…

Exemple de structure rédactionnelle :

  1. Présentation de l’entreprise
  2. Présentation du projet
  3. Charte graphique et ergonomie
  4. Spécifications techniques
  5. Spécifications fonctionnelles
  6. Organisation du projet
  7. Annexes (schémas, documents joints …)

sommaire-cahier-charges

Exemple de cas concret

1. Présenter l’entreprise

  • Les interlocuteurs : Client et prestataire, référents et coordonnées, spécialisations de chacun.
  • Son histoire : Taille, activités principales et secondaires, produits les plus vendus.

2. Présenter le projet

Objectif du projet

cible-concurrence

  • Les attentes : Faire connaître l’entreprise, vendre un produit, donner des conseils sur des produits et des services, démarcher et générer de nouveaux prospects.
  • Le contexte : Quel est l’élément déclencheur ? De quel besoin est née la demande ( communication, marketing, juridique, stratégique, concurrentiel…) ?
  • L’existant : S’il s’agit d’une refonte, préciser l’état du projet initial : Trafic, statistiques, technologies employées, éléments graphiques existants….
  • Le périmètre du projet : International, national, régional ? Multilingue ?
  • Les objectifs quantitatifs : Permet de définir l’infrastructure du site, ex : un site ecommerce dont le volume de vente est conséquent ( type FNAC, Amazon) sera mieux supporté avec une plateforme CMS du type Magento plutôt que Prestashop.

Cible – A qui s’adresse le site

  • Caractéristiques de la cible (entreprise, particulier, étudiant, retraité…),
  • Centres d’intérêts de la cible (recherches d’informations, besoins de services, besoins de renouveau …)

Concurrence – Aligner ses objectifs

  • Qui sont les trois principaux concurrents ?
  • Quels éléments vous différencient de votre concurrence ?
  • Quelle est votre positionnement de gamme et de niveau de service ?

3. Description graphique et ergonomique

Charte graphique

cahier-charge-charte

Si des éléments graphiques sont déjà existants et que vous souhaitez les utiliser comme base pour votre nouvelle charte, n’hésitez pas à les inclure dans le cahier des charges.

  • Existe t-il déjà un logo ?
  • Une nouvelle identité visuelle doit elle être pensée ?
  • Quelle police d’écriture souhaitez vous ?
  • Quel sera le code couleur de votre site ?

Design

Avez vous des exigences particulières concernant le design du site ?

Maquettes

Des maquettes de votre projet existent-elles déjà ? Faut il réaliser des maquettes de l’ensemble des pages du site ?

Souhaitez vous améliorer ou mettre en place une stratégie de design UX (expérience utilisateur) ?

4. Spécifications techniques

Listez de manière exhaustive les fonctionnalités attendues sur votre site par ordre de priorité. N’hésitez pas non plus à ajouter le détail des fonctionnalités en annexe .

Arborescence du site

Présentez une arborescence sous forme de schéma est la meilleure chose qui soit.

  • Définir les pages principales
  • Détailler les grandes sections et leurs sous sections

Contenu en détail des pages

specification-fonctionnelle

Décrivez les contenus du site en définissant ce qui sera fournit (scan, photos, textes…), et ce qui restent à prendre en charge par l’agence.

Développement

Détaillez les actions possibles sur le site, et les ordonner en fonction des pages.

  • Formulaire de recherche
  • Gestion automatique de l’actualité
  • Gestion de membre sur le site, d’événement ou de produit

Outils d’administration

administration

Comment le site sera t-il administré ? Un template de base sera t-il mis en place ? Quelle est son arborescence ?

5. Spécifications fonctionnelles

Nom de domaine

Avez vous déjà définit un nom de domaine pour votre site ? Disposez vous bien d’une extension appropriée (.fr si vous résidez en France par exemple) ?

Si vous possédez déjà un nom de domaine, souhaitez vous que l’agence prenne à sa charge le transfert ?

Hébergement

Indiquez le type d’hébergement souhaité ? Avez vous besoins que le prestataire se charge de la configuration de votre hébergement à court terme, à long terme ?

Référencement

Avez vous besoins de définir une stratégie de référencement ? Souhaitez vous profiter d’un référencement naturel et/ou payant ?

Mise à jour

Quel est le système de mise à jour attendu :

  • Une plate-forme autonome ?
  • Un contrat de maintenance auprès de l’agence ?
  • Une formation des équipes à la plateforme de maintenance des mises à jour ?

Statistiques de connexion

Avez vous besoins d’un suivi avec google analytics par exemple ? Les statistiques dégagées doivent elle être traitées ?

Organisation du projet

Réponse attendue

Indiquez quel type de réponse vous attendez et sa date butoir ?

Planning prévisionnel

Mettre en place un diagramme de GANTT avec une solution web du type tom’s planner ou instagantt, permet d’avoir un aperçu global des différentes taches et jalons qui composent votre projet.

planning-cahier-charge

Méthodologie de suivi

  • Définissez les interlocuteurs qui seront en rapport direct avec le projet (chef de projet, product owner, designer, développeur, lead quelques chose …)
  • Souhaitez-vous mettre en place une méthodologie de gestion de projet du type AGILE, Scrum.

Budget

Avez vous un budget définit ? Ou une idée du budget ?

Lexique

Le lexique rend votre document accessible et compréhensible par toutes les parties prenantes de votre projet.

Annexes

Cette rubrique comporte tous les documents complémentaires inclassables nécessaires à la construction du projet :

  • Wireframes
  • Maquettes haute résolution
  • Ressources graphiques …

maquette-moderation-evenement

N’hésitez pas à poster vos retours d’expérience en commentaire et bon courage dans votre rédaction 🙂